Consultoría sobre el control y seguimiento de los proyectos ambientales financiados por el Fondo de la iniciativa para las américas (FIAES).

Rivera Rivas, Raúl and Vanegas Ortíz, Francisco César (2016) Consultoría sobre el control y seguimiento de los proyectos ambientales financiados por el Fondo de la iniciativa para las américas (FIAES). Masters thesis, Universidad de El Salvador.

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Abstract

El Fondo de la Iniciativa para las Américas El Salvador – FIAES es una organización sin fines de lucro que ha administrado e invertido desde 1994 al 2014 alrededor de US$56 millones en la restauración de ecosistemas y conservación de tortugas marinas, consistentes en proyectos no reembolsables, ejecutados por entidades No Gubernamentales y Asociaciones de Desarrollo Comunal en beneficio de las comunidades distribuidas en todo el territorio Nacional FIAES dentro de sus operaciones fundamentales es la gestión del ciclo de los proyectos de operaciones que financia, desde su fase de pre inversión, que incluye licitación, precalificación y adjudicación de los proyectos hasta la fase de ejecución y cierre de los mismos, a través de instrumentos de licitación, evaluación y operación, los cuales establecen los requisitos y lineamientos de acción. En la gestión actual se han utilizado los mismos controles en los procesos operativos durante la vida del ciclo de los proyectos adjudicados, que han requerido de exceso de tiempo, personal y fondos para su consecución, problema que enfrenta actualmente la Organización. FIAES no cuentan con una herramienta estandarizada que le permita evaluar la eficiencia de los procedimientos de forma detallada a través de controles, seguimiento y mediciones que les facilitaría con precisión determinar las fallas y establecer puntos de mejoras por cada proceso. El presente estudio denominado: Consultoría sobre el Control y Seguimiento de los Proyectos Ambientales Financiados por el Fondo de la Iniciativa para las Américas – FIAES, surge con el objetivo de documentar los procedimientos del Ciclo de los Proyectos con el propósito de implementar una herramienta de control y seguimiento, que facilite la evaluación y mejoramiento de los procesos. Para realizar la investigación se utilizó la metodología de tipo “Descriptiva” considerando que el tema elegido es necesario la descripción, registro, análisis y la composición de los procesos. La investigación de tipo descriptiva trabaja sobre realidades de hechos y su característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta, basándose en la información obtenida directamente de quienes intervienen directamente en los procesos, con el objeto de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, conocer las causas y efectos de las variables que intervienen En la definición de población y muestra para este estudio se utilizó el “método no probabilístico discrecional”, más comúnmente conocido como muestreo intencional. En este tipo de toma de muestras, los sujetos son elegidos deliberadamente para formar parte de la muestra con un objetivo específico Para la recopilación de la información necesaria para realizar la investigación se emplearon los siguientes instrumentos: Entrevista focalizada, Focus group, observación, revisión de instrumentos utilizados por la Organización (manuales, formularios, instrumentos de licitación, registros etc.) y revisión bibliográfica. Las herramienta de diagnósticos utilizadas fue el documento de soporte ISO/TC 176 /SC 2/N 544R2 de la serie ISO 9000 orientado sobre el concepto y uso del enfoque basado en procesos para sistemas de gestión, complementariamente se utilizaron el Diagrama de Pareto y el FODA. Los resultados de Investigación muestran mediante el mapa de procesos que el ciclo completo por proyecto tiene un costo de US$3,439.15 distribuido en US$1,737.83 en el proceso de pre-inversión y US$1,701.32 en el proceso de ejecución. Así como también el ciclo completo tiene un tiempo calculado 1,556.91 Horas por proyecto distribuido en 853.3 en pre inversión y 703.61 Horas en ejecución. El estudio demuestra la posibilidad de reducir el tiempo invertido por proyecto de 1,556 horas a 1,059.91 con desarrollar la propuesta de este trabajo, sin disminuir su efectividad, equivalente a un ahorro de tiempo de aproximadamente el 32%; por el lado de los costos la reducción es del 8.15%, si bien esta parte de costos no es significativa, indica mayor agilidad o tiempos de respuestas. El proceso que experimenta mayor reducción con la propuesta es la Pre-inversión, 853.3 horas de tiempo invertido actualmente a 520.35 horas que representa alrededor del 40% El cuello de botellas del ciclo de proyecto se encuentra en los subprocesos de evaluación y subprocesos administrativos/financieros, con 698.2 horas y 261.82 horas, pudiéndose reducir a 368.50 horas y 221.10 horas respectivamente. Enfocar los esfuerzos en estos dos subprocesos indica cambios sustantivos en el mejoramiento de la eficiencia del ciclo de los proyectos. Se crearon veintitrés procedimientos con igual número de flujogramas sobre los cuales podemos resumir: Hay decisiones y momentos de control que benefician el cumplimiento correcto de los procedimientos, y se tienen documentos compartidos que se presentan como cuellos de botellas en el flujo debido a que pasan por áreas funcionales diferentes. Cuando los procedimientos son naturales de un área funcional se manejan con más claridad y presentan un mejor flujo, se cuenta con procedimientos que realizan pasos redundantes y pasan por áreas que no deberían de omitir. Los coordinadores de área deberían de ser el filtro final en el manejo de la información y no debería de ser el gerente el último filtro para revisar, por el tiempo que esto involucra se limitaría para su visto bueno. Existen decisiones para agregar o eliminar procedimientos, esto debería de iniciarse con los procedimiento de áreas propias y luego a las ares con procedimientos comunes. Existen muchos pasos burocráticos y de manejo de documentos físicos que se podrían disminuir implementando una plataforma electrónica donde se puedan, completar los documentos de manera electrónica, Se identifica que hay actividades que realizan personas que agregan pasos demás al flujo grama, estas podrían eliminarse reasignando actividades y funciones El análisis utilizando el Diagrama de Pareto demuestra que el comportamiento del proceso de pre-inversión el 72.92% del tiempo de este proceso se invierte en los procedimientos calificación y precalificación y el 57.78% del costo es absorbido por los procedimientos de elaboración del instrumento de licitación y evaluación En la fase de ejecución tres procedimientos de la ejecución consumen el 41.58 % del tiempo y corresponde al procedimiento de seguimiento técnico de campo, elaboración de documento único de proyecto (DUP), y desembolso de fondos. En orden de mayor a menor necesidad de recursos y el 47.75% con mayor costo son los procedimientos de seguimiento técnico de campo y elaboración de documento único de proyecto (DUP). Se plantea la estrategia de implementar el Manual de Procedimientos del ciclo de proyecto de FIAES. En primer lugar en el referido manual se han simplificado los procedimientos y se ha comprobado que no afectan su eficiencia operativa, en segundo lugar facilita a FIAES el control y seguimiento de los proyectos que la organización financia, permitiendo identificar de una forma sencilla puntos de mejora en la eficiencia de cada proceso, complementariamente se presenta un sistema de medición de indicadores claves de poder monitorear alineados con las estrategias de la organización, para que la dirección pueda tener una herramienta de control y toma de decisiones.

Item Type: Thesis (Masters)
Uncontrolled Keywords: consultoría ; proyectos ambientales
Subjects: 600 Tecnología (Ciencias aplicadas) > 650 Administración y servicios auxiliares > 658 Administración de empresas
Divisions: Facultad de Ciencias Economicas > Maestría en Consultoría Empresarial
Depositing User: Sandra Rico Rodríguez
Date Deposited: 05 Apr 2016 08:32
Last Modified: 05 Apr 2016 08:32
URI: http://ri.ues.edu.sv/id/eprint/9515

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